企业如何进行邮件沟通
时间:2017-08-23 18:58 来源:未知 作者:那摩僧伽吒 点击:次
| 电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等，但是作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件，相信也是大家经常感到比较困惑的问题，下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧，相信这些技巧对于其他企业也同样适用。 一、邮件格式 1、邮件一定要注明标题，很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 2、如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。 3、收件人尽量用中文姓名全称，避免只显示个人邮箱帐号。 二、哪些事情需要发送邮件 1、正式工作报告； 2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 3、知识推荐和信息传递； 4、没有见面交流条件的其他交流内容； 总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。 三、邮件发送对象 1、寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持； 2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导； 3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 1、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理； 2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。 3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。 四、邮件沟通支持 1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持； 2、如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧； 3、充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）； 五、邮件内容 1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项； 2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。 六、沟通确认和反馈 1、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注； 2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间； 3、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒； 每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。 (责任编辑：admin) |
- 上一篇：为什么老板总是那么善变？
- 下一篇：如何使客户乐于与你交谈